会计档案案卷格式

中华人民共和国档案行业标准
DA/39--2008
会计档案案卷格式
1 范围
本标准规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规
格、质量要求。
本标准适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他
组织。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条
款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘
误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标
准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是
不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705-88 文书档案案卷格式
财会字[1998]32 号 《会计档案管理办法》
3 会计凭证封面格式
3.1 会计凭证封面外形尺寸
封面尺寸规格采用 245mm×130mm（长×宽）或 245mm×
150mm（长×宽）。
2
封底尺寸同封面尺寸。
3.2 会计凭证封面项目
封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册
次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、
会计主管、装订人、装订时间、备注。各项目具体位置、尺寸
[见附录 A 图 A1（a）、图 A1（b）]。
3.3 封面项目的填写方法
3.3.1 单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称
或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；
“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政
府财政厅”简称为“云南省财政厅”。不得简称“本部”、“本
委”、“本省财政厅”等。
3.3.2 会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名
称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”
或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。
3.3.3 时间：填写本册会计凭证的起止年月日。
3.3.4 册数：填写会计凭证的册数。
3.3.5 册次：填写本册会计凭证的序号。
3.3.6 记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。
3.3.7 记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。
3
3.3.8 附件数：填写本册会计凭证的附件张数。
3.3.9 会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。
3.3.10 会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领
导人员。
3.3.11 装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。
3.3.12 装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。
3.3.13 备注：填写该本凭证需要说明的事项。
3.4 制成材料质量
记帐凭证封面和封底宜采用 126 克以上牛皮纸制作。
4 会计凭证盒格式
4.1 会计凭证盒外形尺寸
会计凭证盒的外形尺寸采用 275mm×155mm（长×宽），盒
脊厚度可根据需要设置 30mm、40mm、60mm 等。[见附录 A 图
A2（a）]
4.2 会计凭证盒项目及填写方法
4.2.1 会计凭证盒正面项目
会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名称、时间、册
数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时
间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。
各项具体位置、尺寸[见附录 A 图 A2（b）]。
4
4.2.2 正面项目的填写方法
4.2.2.1 单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证
起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间根据记帐凭证封面
的有关项目对应填写，填写方法与记帐凭证封面一致。
4.2.2.2 归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计
档案的年月日。
4.2.2.3 立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。
4.2.2.4 保管期限：根据财政部和国家档案局 1998 年颁布的
《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。
4.2.2.5 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可
填写表达单位的汉语拼音代字。
4.2.2.6 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个
全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业
档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代
码。
4.2.2.7 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录
（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。
4.2.3 会计凭证盒盒脊项目及填写方法
会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、
月份、册数、册次、保管期限，其排列格式尺寸[见附录 A 图
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A2（c）]。
盒脊项目与正面有关项目对应填写。
4.3 制成材料质量
会计凭证盒宜采用 340 克以上箱板纸制作。
5 会计档案盒格式
5.1 会计档案盒外形尺寸
会 计 档 案 盒 的 外 形 尺 寸 采 用 310mm×220mm 或
310mm×260mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置 20mm、 30mm、
40mm 等。[见附录 A 图 A3（a）]
5.2 会计档案盒项目及填写方法
5.2.1 会计档案盒正面项目
会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、时间、卷
数、张数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号。各项
目具体位置、尺寸[见附录 A 图 A3（b）、图 A3（c）]。
5.2.2 正面项目的填写方法
5.2.2.1 全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时
和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。
5.2.2.2 案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟。案卷题名应
准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：
“曲靖市财政局二 00 二年度（或上半年、下半年、季度）财
6
务报告”、“曲靖市财政局二 00 二年基金管理总帐”、“曲靖市
乡镇企业局二 00 二年行政（或事业、或工会）现金日记帐”。
文字力求简炼、明确。
5.2.2.3 时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。
5.2.2.4 卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。
5.2.2.5 保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会
计档案的保管期限。
5.2.2.6 全宗号、目录号：填写方法与会计凭证盒上的“全宗
号”、“目录号”的要求相同。
5.2.2.7 案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止
号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。
5.2.2.8 盒号：盒号是同一全宗、同一目录内按照案卷顺序号
装盒的编号。
5.2.3 会计档案盒盒脊项目的填写方法
会计档案盒盒脊项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、
盒号、保管期限。其排列格式尺寸[见附录 A 图 A3（d）]。
年度填写本盒会计档案所属年度，其他项目与正面相应项
目填写一致。
5.3 制成材料质量
会计档案盒宜采用 700 克以上无酸纸制作。
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6 帐簿启用及接交表格式
6.1 帐簿启用及接交表用纸尺寸及质量要求
6.1.1 用纸尺寸
帐簿启用及接交表用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型（长
×宽为 297mm×210mm）。非国际标准纸帐薄可根据实际需要另
外确定用纸尺寸。
6.1.2 质量要求
帐簿启用及接交表宜采用 70 克以上白色书写纸制作。
6.2 帐簿启用及接交表项目和填写方法
6.2.1 帐簿启用及接交表正面项目和填写方法
6.2.1.1 正面项目
帐簿启用及接交表正面项目包括单位名称、帐簿名称及编
号、帐簿页数、帐簿起止日期、经管人员、接交记录、备注、
档号、贴印花税。各项目具体位置、尺寸[见附录 A 图 A4（a） ]。
6.2.1.2 正面项目的填写方法
6.2.1.2.1 单位名称：填写形成会计档案的单位名称，并加盖
公章，填写要求与记帐凭证封面上的“单位名称”相同。
6.2.1.2.2 帐簿名称及编号：填写该帐簿所属的类别及其排列
顺序号。
6.2.1.2.3 帐簿页数：填写该帐簿中有内容记载的帐簿页数
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（空白帐页除外）。
6.2.1.2.4 帐簿起止时期：填写该帐簿启用和终止的年月日。
6.2.1.2.5 经管人员：填写单位内管理财务的负责人姓名、会
计姓名、复核姓名、出纳姓名。
6.2.1.2.6 接交记录：该帐簿在使用过程中人员发生变化时，
由接管和交出双方分别签名，并填写接交日期，同时，经管人
员要填写职别并签名。
6.2.1.2.7 备注：填写该帐簿中需要特别说明的情况。
6.2.1.2.8 印花税：在印有“贴印花税”的空格处贴上印花税
票。
6.2.1.2.9 档号：按照本单位档案分类编号方案的要求填写该
帐簿的编号。
6.2.2 帐簿启用及接交表背面项目和填写方法
6.2.2.1 背面项目
帐簿启用及接交表背面项目包括科目名称、页次。各项目
具体位置尺寸[见附录 A A4（b）]。非国际标准纸帐薄可根据
实际需要另外确定用纸尺寸。
6.2.2.2 背面项目的填写方法
6.2.2.2.1 科目名称：根据该帐簿设置的科目名称依次填写。
6.2.2.2.2 页次：在编写该帐簿页码总流水顺序号的基础上，
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分别填写各个科目在该帐簿中的页码位置。
7 会计档案目录格式
7.1 会计档案目录用纸尺寸及质量要求
会计档案目录的用纸尺寸采用国际标准 A4 型（长宽为
297mm×210mm），纸张质量宜采用 70 克以上白色书写纸制作。
7.2 会计档案目录项目
会计档案目录项目包括案卷号、类别、题名、起止时间、
保管期限、卷内张数、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录
A 图 A5）。
7.3 项目的填写方法
7.3.1 案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒
上的对应项目填写。
7.3.2 类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证
类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等。
7.3.3 题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案
卷题名”相同。
7.3.4 起止时间：填写该卷档案启用和终止的年月。
7.3.5 保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会
计档案盒上的保管期限填写。
7.3.6 卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总
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张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。
7.3.7 备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项。
8 卷内目录格式
8.1 卷内目录纸尺寸及质量要求
卷内目录用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。
8.2 卷内目录项目包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、
页号、备注、各项目具体位置、尺寸（见附录 A 图 A6）。
8.3 项目的填写方法
8.3.1 顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即
件号。
8.3.2 责任者：填写对档案内容进行创造或负有责任的团体和
个人，即文件材料的署名者。
8.3.3 文号：填写文件制发机关的发文字号。
8.3.4 题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或
标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。
8.3.5 日期：填写文件材料的形成时间，以 8 位阿拉伯数字标
注年月日，如 20070619。
8.3.6 页号：填写卷内文件材料所在之页的编号。
8.3.7 备注：在需要说明情况的文件材料栏内打“*”号，并
将需说明的情况填写在备考表中。
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9 卷内备考表格式
9.1 卷内备考表用纸尺寸及质量要求
卷内备考表用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。
9.2 卷内备考表项目
卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立
卷时间、检查时间，各项目具体位置、尺寸（见附录 A 图 A7）。
9.3 项目的填写方法
9.3.1 本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务报告类和其他
类）缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或
发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。
9.3.2 立卷人：由负责立卷者签名。
9.3.3 检查人：由案卷质量审查者签名。
9.3.4 立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。
9.3.5 检查时间：填写审查案卷质量的年月日。
10 会计档案移交清单格式
10.1 会计档案移交清单用纸尺寸及质量要求与会计档案目
录相同。
10.2 会计档案移交清单项目
会计档案移交清单项目包括年度、种类及数量、移交部门
及移交人、接收部门及接收人、监交人、移交时间、备注。各
12
项具体位置、尺寸（见附录 A 图 A8）。
10.3 项目填写方法
10.3.1 年度：填写需要移交的会计档案所属年度，用 4 位阿
拉伯数字填写。
10.3.2 移交部门及移交人：由单位内财务部门及其管理人员
填写并盖章签字。
10.3.3 接收部门及接收人：由单位内档案部门或接收会计档
案的有关部门及其管理人员填写并盖章签字。
10.3.4 监交人：由监督办理接交档案手续的人员签名。
10.3.5 移交时间：填写办理会计档案移交手续的年月日。
10.3.6 备注：填写移交范围的会计档案中需标明的情况。
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附录 A （规范性附录） 会计档案用盒及表格格式
单 位 统 一 ：mm
比 例 ：1：2
图 A1（a） 会计凭证封面格式一
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单 位 统 一 ：mm
比 例 ：1：2
图 A1（b） 会计凭证封面格式二
15
16
单 位 统 一 ：mm
比 例 ：1：2
图 A2（b） 会计档案凭证盒正面格式
17
D = 30、40、60
单 位 统 一 ：mm
比 例 ：1：2
图 A2（c） 会计档案凭证盒脊格式
18
19
单 位 统 一 ：mm 比 例 ：1：2
图 A3(c) 会计档案盒正面格式
单 位 统 一 ：mm 比 例 ：1：2
图 A3(b) 会计档案盒正面格式一
20
单 位 统 一 ：mm 比 例 ：1：2
图 A3(c) 会计档案盒正面格式二
21
D = 20、30、40 单 位 统 一 ：mm 比 例 ：1：2
图 A3(d) 会计档案盒脊格式
22
单 位 统 一 ：mm 比 例 ：1：2
图 A4(a) 帐簿启用及接交表正面格式
23
单 位 统 一 ：mm 比 例 ：1：2
图 A4(b) 帐簿启用及接交表背面格式
24
单 位 统 一 ：mm 比 例 ：1：2
图 A5 会计档案目录格式
25
单 位 统 一 ：mm 比 例 ：1：2
图 A6 卷内目录格式
26
单 位 统 一 ：mm 比 例 ：1：2
图 A7 卷内备考格式
27
单 位 统 一 ：mm 比 例 ：1：2
图 A8 会计档案移交清单格式